Logiciel de gestion des commandes fournisseurs
Une commande fournisseur est une promesse sur du stock et une promesse sur de l’argent, et les deux se désolidarisent facilement. La marchandise arrive en deux livraisons, la facture de fret arrive trois semaines plus tard, et le fournisseur facture un prix que personne ne se souvient d’avoir accepté. Entre-temps, la commande est un e-mail, la livraison une note à l’entrepôt et la facture chez le comptable. Qoblex garde la commande, les marchandises reçues et la facture sur un seul document : vous voyez ce que vous avez demandé, ce qui est réellement arrivé et ce qu’on vous demande de payer.
Ce que vous avez commandé, ce qui est arrivé, ce que vous devez
Ces trois chiffres sont censés concorder, et c’est justement quand ils ne concordent pas que cela coûte de l’argent. Les garder sur une seule commande rend l’écart visible tant que vous pouvez encore agir.
Réceptionnez ce qui est arrivé, pas ce que vous avez commandé
Un bon de réception enregistre les quantités réellement arrivées, sur le site où elles sont allées, avec les numéros de lot ou de série saisis à la réception. Les livraisons incomplètes restent visibles au lieu d’être discrètement corrigées sur la commande.
Le fret et les droits de douane sont imputés aux marchandises
Ajoutez l’expédition, la manutention, le fret et les droits de douane sur leurs propres lignes de la commande, dans leur propre devise. Qoblex les répartit sur les lignes au prorata de la valeur : le produit cher absorbe plus de fret que le produit bon marché, et le coût unitaire est juste avant toute vente.
La facture doit concorder avant d’être payée
La facture fournisseur se trouve à côté de la commande et de la réception : le rapprochement à trois voies est un écran, pas un exercice. C’est ce qui détecte une facture de fret plus élevée que le devis, ou un prix qui a bougé entre le devis et la facture.
Personne ne dépense sans la bonne validation
Une commande peut être soumise à approbation et ne devient effective qu’une fois approuvée. Les permissions déterminent qui peut approuver : les achats restent ouverts à ceux qui achètent, sans que l’engagement repose sur eux seuls.
Achetez dans la devise du fournisseur
Établissez la commande dans la devise de facturation du fournisseur, avec des taux de change automatiques ou personnalisés, et lisez le coût dans la vôtre. Une facture de fret peut être dans une devise différente de celle de la commande à laquelle elle se rattache, ce qui est généralement le cas.
Réapprovisionnez avant que le rayon soit vide
Le rapport Reorder Inventory liste chaque produit qui a atteint son point de commande, et crée les commandes fournisseurs depuis le rapport lui-même, regroupés par fournisseur. Les achats ne dépendent plus de quelqu’un qui remarque un manque.
Acomptes et paiements partiels, enregistrés
Enregistrez un paiement sur une facture, ou un acompte versé avant même l’existence d’une facture, et affectez-le plus tard. Les fournisseurs qui veulent être payés d’avance cessent d’être ceux dont personne ne sait expliquer le solde.
Renvoyez des marchandises sans perdre le fil
Un retour fournisseur ressort les unités du stock et un remboursement fournisseur gère l’argent, liés à la facture d’origine. Les livraisons endommagées ou erronées cessent d’être un ajustement assorti d’une note.
Les documents restent avec la commande
La facture commerciale, les documents de douane, la facture de fret et l’e-mail où le prix a été convenu sont joints à la commande. Quand quelqu’un conteste un coût six mois plus tard, la preuve est sur le document plutôt que dans une boîte de réception.
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Questions fréquentes
Achats, fret, approbations, réceptions et factures fournisseurs.
Qu’est-ce qu’un logiciel de commandes fournisseurs ?
Un logiciel de commandes fournisseurs enregistre ce que vous avez commandé à un fournisseur, ce qui est arrivé et ce qui vous a été facturé, sous forme de trois documents liés plutôt que de trois pièces sans rapport. C’est ce qui vous permet de voir une livraison incomplète ou une facture qui ne correspond pas au prix convenu, et ce qui intègre automatiquement le coût des marchandises à la valeur de votre stock.
Puis-je gérer des commandes fournisseurs dans plusieurs devises ?
Oui. Les commandes peuvent être établies dans plus de 200 devises, avec des taux de change automatiques ou personnalisés. Le coût est calculé dans votre devise de référence, et un frais supplémentaire comme le fret peut être dans une devise différente de celle de la commande concernée.
Comment l’expédition et le fret sont-ils gérés ?
Ils figurent sur la commande comme lignes de frais supplémentaires et sont répartis sur les lignes au prorata de la valeur : chaque produit en prend une part proportionnelle à ce qu’il vaut. Cette part intègre le coût unitaire à la réception des marchandises. Voir les coûts de revient pour savoir comment cela se répercute sur la marge.
Puis-je réceptionner une livraison en plusieurs fois ?
Oui. Chaque bon de réception enregistre ce qui est arrivé à cette occasion, et la commande apparaît comme partiellement reçue jusqu’à l’arrivée du reste. Ce qui reste dû peut être basculé en reliquat, pour que la commande ouverte reflète ce que vous attendez encore.
Puis-je mettre en place un circuit d’approbation ?
Oui. Une commande peut être soumise à approbation et aucune action n’est possible tant qu’elle n’est pas approuvée, et les permissions déterminent qui a le droit de le faire. Une commande approuvée peut repasser en brouillon s’il faut la modifier.
Les commandes fournisseurs se synchronisent-elles avec mon logiciel comptable ?
Oui. Les factures fournisseurs et leurs paiements sont comptabilisés dans Xero ou QuickBooks Online, sur les comptes de votre choix, avec des règles pour envoyer certaines lignes ailleurs. Votre logiciel comptable reste la référence. Chaque connexion comptable est une intégration payante ; consultez nos tarifs.
Puis-je importer des commandes fournisseurs au lieu de les saisir ?
Oui. Des commandes fournisseurs complètes s’importent depuis un fichier CSV à partir de la liste des achats, et des lignes peuvent être importées dans une commande déjà ouverte. Les deux disposent d’un modèle, et les deux signalent les lignes illisibles au lieu d’importer un fichier à moitié.
Comment ça marche
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