Logiciel de gestion des commandes
Une commande, c’est facile. Quarante commandes réparties entre une boutique en ligne, un appel téléphonique et un compte grossiste, beaucoup moins, car chacune demande de réserver du stock, de préparer, de facturer et de relancer, et chacune naît à un endroit différent. Le travail avance alors sur l’écran que la personne concernée a ouvert à ce moment-là, et la réponse à « c’est parti ? » dépend de qui vous interrogez. Qoblex met toutes les commandes dans une seule liste, réserve le stock dès la prise de commande et la mène jusqu’au paiement sous la forme d’un seul document.
De l’arrivée de la commande à l’arrivée du paiement
Une vente n’est pas un événement unique. C’est du stock réservé, des articles préparés, une facture émise et un paiement relancé, généralement à plusieurs jours d’intervalle et par des personnes différentes. Chacune de ces étapes écrit sur la même commande dans Qoblex : son état est un fait, pas une question.
Le stock est réservé dès la prise de commande
L’allocation réserve des unités pour la commande, sur le site de votre choix. Elles cessent immédiatement d’être comptées comme disponibles ailleurs, ce qui empêche de vendre deux fois le même carton un après-midi chargé.
Tous les canaux arrivent dans une seule file
Les commandes d’une boutique connectée arrivent d’elles-mêmes, les commandes de gros et par téléphone sont saisies, et les anciennes commandes s’importent depuis un CSV. Toutes deviennent le même type de document : personne n’a à consulter trois systèmes pour voir la journée.
Voyez où en est réellement une commande
Une commande porte son statut ainsi que des indicateurs distincts pour l’exécution, la facturation et le paiement, car ils avancent rarement ensemble. À moitié expédiée et entièrement facturée, c’est un état réel, et la liste l’affiche sans que personne ouvre la commande.
Préparez, emballez et expédiez d’une traite
Une expédition emmène la commande jusqu’au rayon : listes de préparation, bordereaux d’emballage et étiquettes en sont issus, les articles suivis demandent quel lot ou numéro de série est parti, et les expéditions partielles sont normales, pas un contournement.
Un devis qui ne réserve encore rien
Un devis est une commande client pas encore acceptée : il ne réserve donc rien. Transformez-le en commande en une seule action quand le client dit oui, sans rien ressaisir.
Facturez sans ressaisir la commande
Facturez toute la commande ou seulement les lignes expédiées, enregistrez les paiements correspondants et laissez la synchronisation avec Xero ou QuickBooks Online se faire. La facture lit la commande : elle ne peut pas contredire discrètement ce qui a été vendu.
Achetez le stock dont une commande a besoin
Quand une commande demande du stock que vous n’avez pas, Qoblex transforme ces lignes en commandes fournisseurs en brouillon, regroupés par fournisseur, et garde les deux liés. La commande client cesse d’être une note sur le bureau de quelqu’un en attendant l’arrivée de la marchandise.
Des retours qui remettent correctement le stock en place
Un retour remet la marchandise en stock et un remboursement rend l’argent, sous forme de deux documents, car les deux ne vont pas toujours ensemble. Les retours suivis par lot enregistrent quel lot est revenu, et les deux côtés arrivent dans votre comptabilité.
Une seule action sur cinquante commandes
Allouez, facturez, préparez, imprimez les bordereaux d’emballage, synchronisez avec une boutique ou créez des commandes fournisseurs pour toute une sélection d’un coup. Une matinée chargée cesse d’être cinquante répétitions des mêmes quatre clics.
We needed to centralise our inventory as we simply could not keep up anymore. So glad we stumbled across Qoblex… After trailing the app it did exactly that and even opened up a pandora’s box of other features that we are now utilising and saving us even more time.
Questions fréquentes
Commandes retail et de gros, devises, devis et exécution.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des commandes ?
Un logiciel de gestion des commandes regroupe toutes les commandes clients au même endroit et les fait passer par les étapes suivantes : réservation du stock, préparation et expédition, facturation, paiement et éventuel retour. L’intérêt est que chaque étape écrit sur le même document : l’état de la commande ne dépend jamais de la personne qui l’a traitée en dernier.
Puis-je gérer ensemble les commandes retail et de gros ?
Oui. Dans Qoblex, les deux sont des commandes clients, avec leur propre liste de prix, remise, taxe et conditions de paiement. Les clients grossistes peuvent aussi passer leurs commandes eux-mêmes via le portail B2B, qui crée le même type de commande sans que personne ressaisisse un e-mail.
Qoblex empêche-t-il la survente ?
C’est le rôle de l’allocation. Réserver du stock pour une commande le retire immédiatement du disponible, et c’est ce disponible qui est communiqué à vos boutiques connectées. C’est la différence entre savoir que vous en avez douze et savoir que neuf sont déjà promis.
Puis-je vendre dans plusieurs devises ?
Oui. Les commandes peuvent être établies dans plus de 200 devises, avec des taux de change automatiques ou personnalisés, et vos rapports restent dans votre devise de référence. Chaque client peut avoir sa propre devise et sa propre liste de prix, choisies automatiquement à la création de la commande.
Qoblex gère-t-il les devis ?
Oui. Un devis contient le client, les prix et les lignes sans réserver de stock. Vous pouvez filtrer et rechercher dans la liste des devis, enregistrer les vues que vous utilisez, envoyer le devis au client et le transformer en commande en une seule action quand il l’accepte.
Puis-je expédier une commande en deux fois ?
Oui. Créez autant d’expéditions pour une commande que la situation l’exige, chacune avec ses lignes et ses quantités. L’indicateur d’exécution de la commande affiche « partiellement expédiée », et les lignes restantes restent en attente au lieu de disparaître.
Que se passe-t-il quand une commande est exécutée ?
Le stock sort du site sur lequel il était réservé, l’allocation est libérée et la commande passe à la facturation. Si elle venait d’une boutique connectée, la boutique est informée de son exécution : votre client reçoit la mise à jour sans que personne se connecte deux fois.
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